経営資源を最大活用する一元管理とは｜人材活用に役立つツールも紹介

4大経営資源である「ヒト、モノ、金、情報」を一括で管理することを一元管理と言い、仕事の作業効率向上や人材を適材適所に人事配置できるなど、導入するとさまざまなメリットがあります。本記事では一元管理の概要、そして４大経営資源の中でも一番重要とされているヒト（人材）の一元管理に役立つツールを解説します。

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一元管理とは

一元管理とは、4大経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）を一括で管理することを言います。

4大経営資源に関するデータを一括管理することにより、データの重複や不整合などがなくなり、効率的なデータ管理を実現できます。また一括管理されているデータを横断的に活用することが容易となるため、結果として業務効率化につながります。

一元管理の意味

「一元」とは、「すべての事物の根源がただ一つであるということ」「基本とするものが一つであること」を意味します。つまり一元管理とは、「一箇所でまとめて管理すること」、また「一つの手段やツールを使って、統一的に管理すること」を指します。

一括管理との違い

一元管理と似た言葉に「一括管理」という言葉がありますが、それぞれ異なる意味を持つ言葉です。一元管理は、複数のものを一か所に集めて管理することを言い、それらのものを横断的に「効率よく活用することができる状態を維持」することを言います。

それに対して、一括管理は、個々で管理していたものを一か所に集約して管理することを言い、管理する場所や人を統一します。一元管理との大きな違いは、集約するという行為に重きを置いている点で、多くの場合、集約したものを効率的に活用する意図は含まれていないでしょう。

一元管理システム

一元管理を導入する際は、「一元管理システム」の活用がおすすめです。一元管理システムとは、さまざまな情報を統一的に管理することができるシステムのことです。

一元管理システムを導入すれば、横断的に効率よく経営資源を活用できるようになります。経営資源を一元管理しようとする考え方をERP（Enterprise Resource Planning）と呼びますが、システムそのものを指す言葉としても使用されています。

関連記事：基幹システム？業務システムやERPとの違いを理解しよう

一元管理する経営資源

一元管理すべき資源は、4大経営資源（ヒト、モノ、カネ、情報）に整理されます。一元管理を検討されている方は、それぞれの意味を理解しておきましょう。

ヒト（人材や組織）

「ヒト（人材や組織）」は、企業を構成する人材や組織のことを指します。ヒト（人材や組織）は、4大経営資源の中でも一番重要だと考えられており、人材に関わる給与計算や勤怠管理、人材マネジメント業務の管理を行います。

モノ（商品やサービス、設備）

「モノ（商品やサービス、設備）」は、企業が顧客に提供する商品やサービスのことで、企業が持っている商品の在庫や設備なども「モノ」として扱います。例えば、商品の在庫量を把握することによって、効率的に販売計画、製造計画をすることができるようになります。

カネ（資金）

「カネ（資源）」は、経営に直結する資金の流れのことで、一元管理システムを使ってカネ（資源）を正確に管理することが大切です。カネ（資源）は、一元管理システムを使って管理することによって、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーを防止することに繋がります。

情報（データやノウハウ）

「情報（データやノウハウ）」は、企業が有する技術や知識のことで、例えば取引先の情報や顧客情報などを情報（データやノウハウ）として扱います。情報（データやノウハウ）を一元管理システムで管理することによって、属人化しがちなデータやノウハウを全体で共有することができるようになり、結果的に業務効率の向上につながります。

一元管理のメリット

一元管理を導入すると、業務効率化だけでなく、コスト面や情報活用の部分でも多くのメリットがもたらされます。

作業効率の改善

一元管理を導入することによって「作業時間の短縮化や効率化」を実現することができます。例えば、データの重複や不整合などがなくなり、それらの管理にかかる労力や時間を大幅に節約することができます。

コスト削減

一元管理は、「コストの削減」にも効果をもたらします。例えば、それぞれの場所で運営・管理する場合にかかる「維持管理費」を削減できます。また、業務フローに携わる人員も削減することができるため、「人件費の削減」にもつながります。

情報の活用

横断的にデータを活用することができ、「情報活用の最大化」につながることも一元管理のメリットです。さまざまな情報をシステムで一括管理するため「情報の正確性」が向上することはもちろん、管理された各データから的確に分析や判断を実行することができます。
また、「眠っているデータの掘り起こし」も容易になるため、あらゆるデータを横断的に効率よく活用することができるようになります。

一元管理のデメリットと注意点

一元管理の導入には多くのメリットがある一方で、導入時のコストや負担など懸念点もあります。一元管理の導入を検討されている企業の方は、デメリットも含めて理解しておくことが大切です。

コストがかかる

一元管理を導入する際は、システムの導入費や運用のコストがかかります。そのため導入する目的や効果、解決したい課題などと、得られる効果を照らし合わせて判断することが大切です。
一元管理にかかるコストは、短期的に見ると見合わないケースもありますが、多くの場合が中長期的には見合うケースが多いものです。自社の利用目的や用途に合わせたカスタマイズができる一元管理システムを導入することもおすすめです。

導入時の負担が大きい

一元管理を導入する際は、導入時の負担が大きいものです。例えば、操作方法が複雑な一元管理システムを導入した場合、運用方法の理解に時間かかり一時的に負担が大きくなることなどが挙げられます。
また、運用方法が理解できない場合、社員に運用が浸透せず使用してもらえなくなる懸念もあります。一元管理システムの導入は、社員への説明や研修の計画も考慮したうえで検討することが大切です。

システム・セキュリティ管理を入念に

一元管理を導入する際は、システム・セキュリティの管理を入念に行う必要があります。一元管理システムは、膨大な個人情報や機密情報を含む重要なデータをシステム上に保管するため、サーバーダウンや不正アクセスによる被害を受けるリスクがあります。
そのため、一元管理システムを選定する際は、セキュリティが高く、安心して使用することができるものを選びましょう。外部からのリスクだけではなく、内部からの情報漏洩などのリスクも考えられますので、導入後の運用ルールなどを明確に決めておくことが大切です。

人事領域における一元管理の効果

4大経営資源（ヒト、モノ、カネ、情報）の中でも一番重要だとされている「ヒト（人事領域）」に関しては、一元管理をすることによって得られる効果が多くあります。

公正な人事評価

一元管理を導入すれば、「評価や能力基準」などを全社的に整備することができます。結果的に公正な人事評価を実行することができるようになり、従業員のモチベーション向上や定着率の向上、適材適所の人事配置が実現できます。

能力の活用

「人材の能力を最大限活用」するためにも一元管理をすることが大切です。一元管理システムを使って分析したデータを元に、適材適所の人材配置や社員の潜在的な能力や知識、スキルなどについての最新情報を把握することができます。

採用力のアップ

一元管理をすることによって、「複雑な採用業務を効率化」することができるようになります。結果的に採用力の向上につながることはもちろん、自社に必要な人材を整理することができるため、人件費の削減にもつながります。

人材の一元管理システムを選ぶポイント

人材の一元管理システムは多くの商品が提供されていますが、「社員や人事、経営層がそれぞれ活用できるもの」を選定することが大切です。また、一元管理システムは導入するだけではなく、導入してから運用することが大切なので、使いやすく情報の精度が保てるものを選びましょう。

情報管理だけではなく、コミュニケーションにも活用することができる一元管理システムもおすすめです。社員にも、「情報は管理するものでなく、活用するもの」だと理解をしてもらいやすく、日常的に使用してもらえるなどのメリットがあります。

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